Сайт профсоюза «Учитель»

Компенсация командировочных расходов

Трудовое законодательство обязывает работодателя, направляющего своего работника в командировку, компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые следует учесть бухгалтеру. В противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Прежде чем рассматривать особенности таких компенсационных выплат, как командировочные расходы, нужно обратиться к понятию служебной командировки, закрепленному в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ).

Статьей 166 ТК РФ определено, что служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Из данного определения вытекает, что в командировку работник может быть направлен только на основании трудового договора. Это подтверждает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749), которым должны руководствоваться работодатели при командировании работников.

Следовательно, направить в командировку лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор нельзя. Такова и официальная точка зрения Минфина России, которая изложена в Письме от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844.

Кроме того, следует иметь в виду, что ст. 166 ТК РФ прямо выводит из состава командировок служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Значит, расходы работников, чей труд связан с регулярными служебными поездками или с разъездным характером работы, не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов.

В силу того что возможно только командирование лица, работающего в организации на основании трудового договора, на командированного работника распространяются все гарантии и компенсации, установленные ТК РФ.

Напомним, что в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом расчет среднего заработка производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Обратите внимание, суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, не являются командировочными расходами работодателя - они включаются в состав расходов на оплату труда.

Итак, помимо оплаты труда в период командирования, работодатель обязан возместить своему работнику расходы, связанные со служебной поездкой. Состав возмещаемых командировочных расходов определен нормами ст. 168 ТК РФ, к ним относятся:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Причем, в каком порядке и размере фирма будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам, она решает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обращаем внимание, что состав возмещаемых командировочных расходов, установленный ст. 168 ТК РФ, не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть и значительно дополнен работодателем. Так, фирма может принять решение о возмещении своим работникам таких расходов, как оплата услуг связи, оплата добровольных страховок по договорам личного страхования работников, аренда автомобиля в командировке и т.д.

Виды и размеры возмещаемых командировочных расходов, закрепленные коллективным договором или положением о командировках, по сути, являются внутренними нормами возмещения командировочных расходов, применяемыми компанией, установленными в соответствии с законодательством РФ.

Отметим, что нормы ст. 168 ТК РФ содержат очень сжатые формулировки командировочных расходов. Вместе с тем с более подробной информацией о возмещаемых командировочных расходах можно ознакомиться в Постановлении N 749.

Так, в п. 12 Постановления N 749 сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы включают:

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Обратите внимание, в аналогичном порядке определяются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Имейте в виду, что порядок возмещения расходов по проезду, предусмотренный п. 12 Постановления N 749, применяется как в отношении российских командировок, так и при поездках за границу. Следует отметить, что согласно п. 22 Постановления N 749 при заграничных командировках командированному сотруднику дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Однако, чтобы иметь возможность компенсировать командированному лицу расходы, осуществленные в служебной поездке, организации необходимо оформить целый ряд первичных документов. Унифицированные формы данных документов утвержденыПостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Согласно Постановлению N 1 при направлении работника в командировку оформляются следующие унифицированные формы кадровой документации:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а);

- командировочное удостоверение - форма N Т-10;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма N Т-10а.

Первыми оформляются служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которых руководителем командирующей организации определяется цель служебной поездки работника. На основании служебного задания кадровики готовят приказ о направлении работника в командировку. В приказе указывают фамилию и инициалы командированного работника, его должность (специальность), цель, время и место командировки. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Обратите внимание, из п. 15 Постановления N 749 вытекает, что оформление командировочного удостоверения является обязательным только в отношении российских командировок и поездок в некоторые страны СНГ. При деловых поездках в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического нахождения командированного лица в заграничной командировке определяется по отметкам в его заграничном паспорте, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из командировки командированному сотруднику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы. Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505.

Перед поездкой работник организации получает в бухгалтерии денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов, на это указано в п. 10 Постановления N 749.

После возвращения из поездки работник организации обязан отчитаться по командировке, для чего он в течение трех рабочих дней с момента возвращения обязан представить в бухгалтерию фирмы авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания в командировке (форма N Т-10а). Этого требует п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций) и п. 26 Постановления N 749.

Напоминаем, что авансовый отчет представляется в бухгалтерию организации по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

К авансовому отчету должны быть приложены:

- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;

- документы о найме жилого помещения;

- документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Обратите внимание, если сотрудник отчитывается по заграничной командировке, то оправдательные документы, представленные им, составлены, как правило, на иностранном языке. В этом случае организации придется перевести их построчно на русский язык.

Для перевода документов организация может воспользоваться услугами профессионального переводчика или собственного специалиста. Такие разъяснения дает Минфин России в Письме от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66. Услуги стороннего переводчика налоговики столицы рекомендуют учитывать в качестве информационных услуг на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ), на что указывает Письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126.

Игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с проверяющими органами. В качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 N Ф04-6232/2008(13382-А75-40) по делу N А75-205/2008.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Что касается компенсационных выплат работнику, то ТК РФ делит их на две большие категории. К первой категории относятся следующие выплаты:

- связанные с особыми условиями труда, которые в силу ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда работника (включаются в его заработную плату);

- предусматривающие возмещение работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных, предусмотренных федеральным законом обязанностей. Эти выплаты, в соответствии со ст. 164 ТК РФ, являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Ко второй категории компенсационных выплат относится возмещение работникам командировочных расходов. Эти выплаты не являются элементами оплаты труда работника, при определении налоговой базы по налогу на прибыль они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичный вывод можно сделать на основании Письма Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, а также Письма ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@.

Источник

Комментарии

1000 Осталось символов