В трудовом законодательстве РФ установлена обязанность работодателя предоставлять любому обратившемуся к нему работнику документы, подтверждающие факты трудовой деятельности данного работника, то есть документы, связанные с работой. Такие документы работодатель обязан выдать как в период работы сотрудника в организации, так и после его увольнения. Данное правило закрепляется в ст. 62 ТК РФ.
Круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь теми документами, что перечислены в ТК РФ.
1. Работодатель обязан предоставить работнику копию любого документа, связанного с работой, если в документе не содержатся персональные данные других работников.
Закон относит к таким документам:
Однако перечень документов, подлежащих предоставлению работнику по ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим. Основной критерий, позволяющий работодателю сделать вывод о необходимости предоставить работнику тот или иной документ, представляет собой связь документа с осуществлением конкретным работником своей трудовой функции.
Исходя из смысла данной статьи, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с его работой, то есть любых документов, в которых содержится персональная информация о работнике. Более того, во многих иных законах РФ также содержатся требования о выдаче работодателем иных документов по запросу работника:
Таким образом, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь теми документами, что перечислены в ТК РФ.
Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы работнику для реализации своих прав. Как закреплено в Определении Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9, законодательством на работника не возложена обязанность обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с работой. Следовательно, если работнику требуется документ, который связан с осуществлением им трудовой функции и содержит в себе персональную информацию о данном работнике, работодатель в любом случае обязан предоставить такой документ.
2. Работодатель не обязан выдавать обратившемуся с запросом работнику копии локальных нормативных актов, однако должен ознакомить работника под роспись со всеми запрашиваемыми актами, если они связаны с трудовой деятельностью работника.
Самым актуальным и проблемным является вопрос о том, относятся ли локальные нормативные акты работодателя к документам, подлежащим выдаче по ст. 62 ТК РФ. В ТК РФ прямого ответа на данный вопрос нет, однако согласно материалам судебной практики суды не всегда признают локальные акты документами, связанными с работой сотрудников.
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018 по делу № 2-6498/2017:
«Судом первой инстанции верно указано на то, что приведенный в статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации перечень документов не является исчерпывающим, однако к таким документам относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя, тогда как истребуемые истцом, не являющимся на момент обращения к ответчику и момент обращения с настоящим заявлением в суд работником Дирекции, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не индивидуальным актам, касающихся самого истца. Таким образом, основания для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов у суда первой инстанции отсутствовали, в связи с чем вывод суда об отказе в удовлетворении данной части требований является законным и обоснованным».
По наиболее распространенному мнению судей, работодатель действительно не обязан выдавать сотрудникам локальные нормативные акты, однако, как устанавливает ч. 3 ст. 68 ТК РФ, ему следует знакомить работников под роспись с теми актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, например, положения об оплате труда, приказы о премировании, а также коллективный договор), так как «обязанность по сохранению кадровых, бухгалтерских документов возложена на работодателя законом, однако не предопределяет право работника на получение любых документов», как установлено Определением 3-го КСОЮ от 15.09.2021 N 88-13027. Данная позиция является ключевой в отношении вопроса о предоставлении локальных нормативных актов работодателем и также подтверждается в Определении 1-го КСОЮ от 10.02.2020 N 88a-3793/2020, Определении 2-го КСОЮ от 10.12.2019 N 8Г-104/2019, Апелляционном определении Московского городского суда от 20.08.2020 N 33-26262/2020.
В правоприменительной практике российских судов часто встречаются ситуации, когда суды встают на сторону работника и выносят решения, согласно которым работодатель обязан не только ознакомить сотрудника с текстом запрашиваемого локального нормативного акта, но и предоставить ему копию акта в полном объеме, если в нем не содержатся персональные данные других работников организации. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33-6331/2017).
Таким образом, работодатель может по заявлению работника предоставить ему в обязательном порядке такие документы, которые содержат персональную информацию об этом работнике и относятся к его трудовой деятельности, однако в случае запроса локальных нормативных актов работодатель имеет право самостоятельно определить, предоставить документ работнику в полном объеме либо лишь ознакомить сотрудника с его текстом. В любом случае в отношении всех локальных нормативных актов, связанных с осуществлением работником трудовой деятельности, установлена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под роспись любого обратившегося с заявлением сотрудника.
3. Если работник запрашивает у работодателя документ, в котором содержатся персональные данные других сотрудников организации, работодатель обязан предоставить выписку из приказа, содержащую сведения только об этом работнике.
Копии документов, содержащие персональные данные других работников, работодатель не обязан выдавать в полном объеме по письменному запросу работника, так как он не имеет права разглашать персональные данные остальных сотрудников. Второй кассационный суд в Определении от 10.12.2019 N 8Г-104/2019 установил, что такой акт работодателя, как табель учета рабочего времени не может быть выдан по индивидуальному запросу работника, так как, учитывая положения ч. 2, 7 ст. 14 ФЗ «О персональных данных» и принимая во внимание, что указанные документы являются внутренними техническими документами работодателя, предназначенными для учета продолжительности отработанного рабочего времени, они содержат персональные данные не только истца, но и других работников, вследствие чего не могут быть предоставлены иным лицам.
Если работник, например, запрашивает приказ о премировании, работодатель не обязан выдавать ему полностью весь документ, так как помимо сведений, касающихся обратившегося работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует просить работодателя оформить выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по этому сотруднику. Подобной позиции придерживаются не только суды при вынесении решений, но и специалисты Роструда:
«Если в приказе присутствуют персональные данные других работников, работодатель должен дать выписку из приказа, содержащую только данные этого работника...» (Онлайнинспекция.рф, вопрос № 114995 от 16.10.2019).
Таким образом, если работодатель, например, не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках, такой отказ может быть обжалован работником, так как работник имеет право получать любые сведения, касающиеся его работы. Именно поэтому работодатель может и должен в подобных случаях оформлять выписку из документа, указав в ней только информацию о конкретном сотруднике.
4. Если работодатель не предоставляет документы в течение трех рабочих дней (или в день прекращения трудового договора при увольнении), то работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда, органы прокуратуры, а также в суд с иском об обязании работодателя предоставить затребованные копии документов.
За нарушение трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Автор: Дарья Фисун, юрист профсоюза «Учитель»